Nagrywanie rozmów Play na telefonach służbowych z transkrypcją i archiwum firmy
Firma z numerami służbowymi w Play może nagrywać rozmowy na dwa sposoby: płatną funkcją Nagrywanie Połączeń w Wirtualnej Centralce Play albo aplikacją firmową Zapisuj na tych samych numerach. Wirtualna Centralka przechowuje nagrania do 90 dni i kasuje je automatycznie. Zapisuj nagrywa każdą rozmowę służbową w chmurze, przepisuje ją po polsku, przypisuje do klienta i trzyma w archiwum firmy tak długo, jak ustali administrator. Numery, abonamenty i umowa z Play zostają bez zmian.
Rozmowa z numeru Play w archiwum Zapisuj
- Pole
- Co widzi kierownik
- Numer
- komórka służbowa w Play, handlowiec Marek
- Klient
- przypisany po numerze telefonu
- Transkrypcja
- po polsku, z podziałem na mówców
- Podsumowanie
- wycena dostawy, decyzja do środy
- Retencja
- 3 lata według polityki firmy
Gdzie nagrywanie rozmów w Play przestaje wystarczać firmie
Wirtualna Centralka Play to wygodna usługa dla małej firmy: numer główny, zapowiedź, kolejka i przekierowanie na komórki pracowników bez kupowania sprzętu. Nagrywanie rozmów jest w niej funkcją dodatkową, płatną za każdy numer. Działa, dopóki firma potrzebuje tylko pliku do odsłuchania. Kłopot zaczyna się, gdy nagrania mają służyć zespołowi.
- Według regulaminu i instrukcji Wirtualnej Centralki Play nagrania są przechowywane do 90 dni od rozmowy, a potem kasowane automatycznie i nieodwracalnie. Reklamacja po czterech miesiącach albo spór o warunki umowy po pół roku zostają bez dowodu.
- Dostęp do nagrań wymaga wcześniejszego ustawienia kluczy szyfrujących w panelu, a pliki trzeba ręcznie zapisać na dysk komputera. Archiwum firmy staje się wtedy folderem na czyimś laptopie.
- Zmiana oferty na numerze użytkownika wyłącza funkcje dodatkowe, w tym nagrywanie, i trzeba je włączyć ponownie. Usunięcie numeru z centralki też je wyłącza. Łatwo o miesiąc bez nagrań, o którym nikt nie wie.
- Nagrywanie nie obejmuje połączeń przez Wi-Fi ani rozmów między numerem głównym a numerami użytkowników.
- Nie ma transkrypcji, podsumowania, wyszukiwania po treści ani przypisania rozmowy do klienta. Kierownik, który chce znaleźć rozmowę o rabacie, odsłuchuje pliki po kolei.
Jak działa nagrywanie rozmów Play w Zapisuj
-
Instalujesz aplikację firmową na numerach służbowych
Administrator zakłada konto firmy i zaprasza pracowników. Każdy instaluje aplikację firmową na swoim telefonie z Androidem albo iPhonie i loguje się numerem służbowym w Play. Od tej chwili rozmowy służbowe nagrywają się automatycznie po stronie chmury, obie strony rozmowy, bez pamiętania o przycisku. Szczegóły dla komórek opisujemy na stronie aplikacja do nagrywania rozmów dla firm, a dla iPhone'ów na stronie nagrywanie rozmów iPhone w firmie.
-
Transkrypcja po polsku i podsumowanie po każdej rozmowie
Każda rozmowa dostaje transkrypcję z podziałem na mówców i znacznikami czasu oraz krótkie podsumowanie: czego chciał klient, jakie padły kwoty i terminy, co jest następnym krokiem. Nazwy produktów i skróty dopisujesz do słownika firmy. Więcej na stronie automatyczna transkrypcja nagrań.
-
Rozmowa trafia do historii klienta i do CRM
Zapisuj rozpoznaje klienta po numerze i układa rozmowy w jego historii. Gdy firma pracuje w CRM, notatka z podsumowaniem i linkiem do nagrania trafia na kartę klienta, na przykład przy nagrywaniu rozmów w Pipedrive albo w Livespace.
-
Kierownik szuka po treści i słucha fragmentów
Kierownik widzi rozmowy swojego zespołu, filtruje je po pracowniku, kliencie i dacie, a wyszukiwarka znajduje słowo, które padło w rozmowie, na przykład „reklamacja”, „rabat” albo nazwę konkurenta. Odtwarzacz przeskakuje do miejsca, w którym słowo padło. Opis na stronie wyszukiwanie w nagraniach rozmów.
Wirtualna Centralka Play czy Zapisuj na numerach Play
Uczciwe zestawienie według regulaminu, instrukcji i poradnika Play o Wirtualnej Centralce. Aktualne ceny funkcji dodatkowych podaje doradca biznesowy Play, dlatego ich tu nie wpisujemy.
| Kryterium | Nagrywanie w Wirtualnej Centralce Play | Zapisuj na numerach Play |
|---|---|---|
| Co nagrywa | rozmowy przychodzące i wychodzące na numerach użytkowników w sieci Play | rozmowy służbowe z aplikacji firmowej, centrale VoIP i spotkania Teams, Meet, Zoom |
| Opłata | funkcja dodatkowa, płatna za każdy numer | abonament za użytkownika, od 49 zł netto miesięcznie + 23% VAT przy płatności rocznej |
| Jak długo zostają nagrania | do 90 dni, potem automatyczne skasowanie | retencja ustalona przez firmę, w planie Compliance do 10 lat z blokadą usuwania |
| Dostęp do nagrań | panel administracyjny po ustawieniu kluczy szyfrujących, zapis na dysk | archiwum w przeglądarce z uprawnieniami według ról |
| Transkrypcja po polsku | brak | w każdym planie, ze słownikiem firmy |
| Wyszukiwanie po treści i podsumowanie | brak | tak |
| Przypisanie do klienta i notatka w CRM | brak w centralce | automatycznie, po numerze telefonu |
| Kto i kiedy odsłuchał | brak dziennika | dziennik zdarzeń w planie Compliance |
| Zmiana taryfy na numerze | wyłącza nagrywanie do ponownej aktywacji | nie wpływa na nagrywanie |
- Co nagrywa
- Nagrywanie w Wirtualnej Centralce Play rozmowy przychodzące i wychodzące na numerach użytkowników w sieci Play Zapisuj na numerach Play rozmowy służbowe z aplikacji firmowej, centrale VoIP i spotkania Teams, Meet, Zoom
- Opłata
- Nagrywanie w Wirtualnej Centralce Play funkcja dodatkowa, płatna za każdy numer Zapisuj na numerach Play abonament za użytkownika, od 49 zł netto miesięcznie + 23% VAT przy płatności rocznej
- Jak długo zostają nagrania
- Nagrywanie w Wirtualnej Centralce Play do 90 dni, potem automatyczne skasowanie Zapisuj na numerach Play retencja ustalona przez firmę, w planie Compliance do 10 lat z blokadą usuwania
- Dostęp do nagrań
- Nagrywanie w Wirtualnej Centralce Play panel administracyjny po ustawieniu kluczy szyfrujących, zapis na dysk Zapisuj na numerach Play archiwum w przeglądarce z uprawnieniami według ról
- Transkrypcja po polsku
- Nagrywanie w Wirtualnej Centralce Play brak Zapisuj na numerach Play w każdym planie, ze słownikiem firmy
- Wyszukiwanie po treści i podsumowanie
- Nagrywanie w Wirtualnej Centralce Play brak Zapisuj na numerach Play tak
- Przypisanie do klienta i notatka w CRM
- Nagrywanie w Wirtualnej Centralce Play brak w centralce Zapisuj na numerach Play automatycznie, po numerze telefonu
- Kto i kiedy odsłuchał
- Nagrywanie w Wirtualnej Centralce Play brak dziennika Zapisuj na numerach Play dziennik zdarzeń w planie Compliance
- Zmiana taryfy na numerze
- Nagrywanie w Wirtualnej Centralce Play wyłącza nagrywanie do ponownej aktywacji Zapisuj na numerach Play nie wpływa na nagrywanie
Uczciwie: jeśli w firmie nagrywane są dwa, trzy numery, nagrania służą tylko na wypadek rzadkiego sporu, a 90 dni w zupełności wystarczy, funkcja Play jest prostsza i nie trzeba niczego dokładać. Zapisuj ma sens, gdy nagrania mają pracować dla zespołu: dłuższe przechowywanie, szukanie rozmów klienta, szkolenie na przykładach i jedno archiwum dla komórek, centrali i spotkań online.
Dla kogo jest nagrywanie rozmów Play z Zapisuj
Najwięcej zyskują firmy, które mają kilka lub kilkanaście komórek służbowych w Play i prowadzą przez nie większość rozmów z klientami.
- Zespoły sprzedaży B2B z handlowcami w terenie, w których kierownik chce słuchać rozmów i uczyć ludzi na konkretnych przykładach: nagrywanie rozmów handlowych.
- Pośrednicy kredytowi i agenci ubezpieczeniowi, którzy dzwonią do klientów z komórki i muszą wykazać przebieg rozmowy dłużej niż przez trzy miesiące: nagrywanie rozmów u pośrednika kredytowego i w ubezpieczeniach.
- Małe biura obsługi i sklepy, które przyjmują zamówienia i reklamacje przez telefon: nagrywanie rozmów w call center.
- Firmy, które oprócz numerów Play mają centralę w chmurze u innego dostawcy albo część zespołu w innej sieci i chcą jednego archiwum: centrala telefoniczna z nagrywaniem rozmów i nagrywanie rozmów T-Mobile w firmie.
Nagrywanie rozmów Play a RODO i informacja dla rozmówcy
Regulamin Wirtualnej Centralki Play wprost zobowiązuje użytkownika nagrywania do poinformowania rozmówcy, że rozmowa jest nagrywana. Ten sam obowiązek wynika z RODO: firma potrzebuje podstawy prawnej z art. 6, informacji dla rozmówcy przed nagraniem i określonego czasu przechowywania. Zapisuj odtwarza komunikat o nagrywaniu, przechowuje nagrania w UE, podpisuje umowę powierzenia i usuwa nagrania po upływie retencji ustawionej przez administratora. Gdy nagrywasz rozmowy pracowników, zasady opisujemy na stronie nagrywanie rozmów pracowników z klientami, a ogólne obowiązki na stronie nagrywanie rozmów a RODO. Ten tekst nie jest poradą prawną.
Ile kosztuje nagrywanie rozmów Play w Zapisuj
Plan Zapis to 99 zł netto za użytkownika miesięcznie + 23% VAT albo 49 zł przy płatności rocznej, z 1 500 minutami nagrań na osobę, transkrypcją po polsku i notatkami w CRM. Dla pięciu handlowców z numerami w Play to 245 zł netto miesięcznie + 23% VAT przy płatności rocznej. Plan Compliance za 89 zł dodaje retencję do 10 lat, blokadę usuwania i dziennik zdarzeń. Abonamenty komórkowe i minuty płacisz dalej w Play, a funkcji nagrywania w Wirtualnej Centralce nie musisz włączać. Wszystkie plany porównasz w cenniku.
Nagrywanie rozmów Play, najczęstsze pytania
Czy Play nagrywa rozmowy dla firm?
Tak, w ramach Wirtualnej Centralki Play. Nagrywanie Połączeń to funkcja dodatkowo płatna, włączana przez administratora w panelu dla wybranych numerów użytkowników w sieci Play. Obejmuje rozmowy przychodzące i wychodzące, z wyjątkiem połączeń przez Wi-Fi i rozmów wewnątrz centralki. Bez Wirtualnej Centralki zwykły abonament firmowy nie nagrywa rozmów.
Jak długo Play przechowuje nagrania rozmów?
Według regulaminu Wirtualnej Centralki nagrania są przechowywane do 90 dni od daty rozmowy, a po tym czasie kasowane automatycznie i nieodwracalnie. Administrator może wcześniej zapisać pliki na dysk komputera. W Zapisuj czas przechowywania ustala firma, w planie Compliance do 10 lat.
Gdzie są nagrania rozmów w Wirtualnej Centralce Play?
W panelu administracyjnym centralki, w zakładce Nagrania. Dostęp do niej wymaga wcześniejszego skonfigurowania kluczy szyfrujących w sekcji Szyfrowanie. Nagrania można odsłuchać i zapisać na dysk. W Zapisuj rozmowy są w archiwum w przeglądarce, przypisane do klienta i przepisane po polsku.
Czy muszę zmienić operatora albo numery, żeby nagrywać w Zapisuj?
Nie. Numery, abonamenty i umowa z Play zostają bez zmian. Pracownik instaluje aplikację firmową na telefonie i dzwoni z tego samego numeru służbowego. Klienci widzą ten sam numer co dotąd.
Czy Zapisuj przepisze nagrania pobrane z Wirtualnej Centralki Play?
Import wcześniejszych nagrań z centrali albo archiwum na dysku jest częścią wdrożenia w planie Enterprise. W pozostałych planach Zapisuj nagrywa i przepisuje rozmowy od chwili podłączenia numerów. Jakość transkrypcji pojedynczego pliku sprawdzisz w demo transkrypcji.
Co się dzieje z nagraniami, gdy pracownik odchodzi albo zmienia taryfę?
Zostają w archiwum firmy. Nagrania w Zapisuj należą do konta firmy, nie do numeru ani telefonu pracownika, więc zmiana oferty w Play, wymiana telefonu czy odejście osoby niczego nie kasuje. Administrator przenosi klientów na inną osobę, a nagrania usuwa dopiero retencja ustawiona w polityce firmy.
Rozmowy z numerów Play przepisane i uporządkowane według klientów
Załóż konto, zaproś zespół i zainstaluj aplikację firmową na numerach służbowych. Pierwsze rozmowy pojawią się w archiwum z transkrypcją jeszcze tego samego dnia.
Play i Wirtualna Centralka są znakami towarowymi ich właściciela. Zapisuj nie jest powiązany z operatorem, a porównanie opiera się na ogólnie dostępnych dokumentach usługi.