Nagrywanie rozmów handlowych i spotkań z klientami w jednym archiwum
Nagrywanie rozmów handlowych w Zapisuj obejmuje telefon służbowy, centralę VoIP i spotkania w Microsoft Teams, Google Meet i Zoom. Każda rozmowa dostaje transkrypcję po polsku, podsumowanie i miejsce w karcie klienta, a podsumowanie z linkiem do nagrania trafia do CRM. Ustalenia z klientem nie zależą już od notatek handlowca ani od tego, czy nadal pracuje w firmie.
Pamięć firmy odpowiada na pytanie do archiwum
- Pytanie
- Odpowiedź z archiwum
- Kto zgodził się na rabat dla klienta?
- kierownik regionu, spotkanie Teams
- Jaki termin dostawy ustaliliśmy?
- koniec kwartału, rozmowa telefoniczna
- Co klient mówił o konkurencji?
- porównanie cen, dwa spotkania
- Źródło
- link do fragmentu nagrania
Nagrywanie rozmów handlowych zamiast notatek z pamięci
Dział sprzedaży prowadzi dziesiątki rozmów tygodniowo, a to, co zostaje w CRM, to zwykle jedno zdanie wpisane w pośpiechu po spotkaniu. Po trzech miesiącach nikt nie pamięta, kto obiecał rabat, jaki termin wdrożenia padł w rozmowie i na jakich warunkach klient zgodził się na przedłużenie umowy. Gdy handlowiec odchodzi, razem z nim odchodzi wiedza o jego klientach. Gdy klient zgłasza reklamację, zespół odtwarza historię z maili i domysłów. Do tego rozmowy rozkładają się na telefon, Teams, Meet, Zoom i WhatsApp, więc nawet kierownik z dobrymi chęciami nie ma jednego miejsca, w którym może sprawdzić, co zostało powiedziane.
- Ustalenia handlowe bez dowodu i bez pełnego kontekstu.
- Utrata wiedzy o klientach przy zmianie handlowca.
- Rozmowy rozproszone między telefonem a platformami spotkań.
- Notatki w CRM, które nie oddają treści rozmowy.
Nagrywanie rozmów handlowych, spotkań online i synchronizacja z CRM
Zapisuj nagrywa rozmowy telefoniczne z telefonu służbowego i centrali VoIP oraz spotkania w Microsoft Teams, Google Meet i Zoom. Na początku rozmowy odtwarza komunikat o nagrywaniu z gotowego wzoru albo z Twojego nagrania. Transkrypcja po polsku rozdziela mówców i ma znaczniki czasu, a podsumowanie zbiera ustalenia i kolejne kroki. Rozmowa trafia do karty klienta po numerze telefonu, adresie e-mail albo domenie firmy, więc wszystkie rozmowy z tą samą firmą są razem, niezależnie od tego, kto je prowadził. Synchronizacja z CRM dodaje podsumowanie i link do nagrania w Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho albo Livespace. Zespoły pracujące w Pipedrive znajdą szczegóły na stronie nagrywanie rozmów Pipedrive, a w Livespace na stronie nagrywanie rozmów Livespace.
- Telefon, centrala VoIP, Teams, Meet i Zoom w jednym archiwum.
- Transkrypcja z podziałem na mówców, podsumowanie i kolejne kroki.
- Karta klienta z historią wszystkich rozmów zespołu.
- Wyszukiwanie po treści z filtrami: klient, handlowiec, data, kanał, czas trwania.
Pytania do całego archiwum rozmów handlowych
Na planie Analiza zadajesz pytania do całego archiwum: „Co ustaliliśmy z ABC w maju?”, „Kto zgodził się na 15% rabatu?”, „Jakie terminy wdrożenia obiecywaliśmy w tym kwartale?”. Odpowiedź przychodzi z linkiem do fragmentu nagrania, więc możesz ją od razu sprawdzić u źródła. Tematy i trendy pokazują, jakie obiekcje wracają w rozmowach, których konkurentów klienci wymieniają najczęściej i o co pytają przed podpisaniem umowy, w raporcie tygodniowym. Kontrola jakości ocenia każdą rozmowę według karty kryteriów Twojej firmy, a kierownik zostawia komentarze przy fragmentach transkrypcji i omawia je z handlowcem. Szczegóły w opisie analizy rozmów.
Jak dział sprzedaży korzysta z nagrań rozmów
Klient przy fakturze twierdzi, że rabat miał obejmować cały rok, a nie pierwszy kwartał. Kierownik zadaje pytanie do archiwum i w kilka sekund dostaje fragment spotkania, w którym padły warunki. Drugi scenariusz: handlowiec przejmuje klientów po koledze, który odszedł. Otwiera karty klientów i czyta podsumowania ostatnich rozmów, zamiast dzwonić z pytaniem „na czym stanęliśmy”. Trzeci: przed negocjacjami przedłużenia umowy zespół przegląda pełną historię ustaleń z danym klientem, łącznie z tym, co klient mówił o konkurencji.
Role, uprawnienia i dane w UE
Administrator zarządza kontem i politykami, kierownik widzi rozmowy swojego zespołu, a pracownik swoje rozmowy i rozmowy klientów, do których ma dostęp. Dane przechowujemy w UE, szyfrujemy w transmisji i w spoczynku, a z każdym klientem podpisujemy umowę powierzenia. Podstawę nagrywania i terminy przechowywania ustala Twoja firma i to ona odpowiada za zgodność z przepisami; my dajemy narzędzia do komunikatu, retencji i kontroli dostępu. Więcej na stronach bezpieczeństwo i nagrywanie rozmów zgodne z RODO.
Polecany plan dla działów sprzedaży to Analiza, 299 zł za handlowca
Dla zespołów sprzedaży, które chcą korzystać z pamięci firmy i oceniać rozmowy, polecamy plan Analiza: 299 zł netto za użytkownika miesięcznie + 23% VAT albo 149 zł przy płatności rocznej. Obejmuje 5 000 minut na użytkownika miesięcznie, 120 GB archiwum, przechowywanie do 10 lat i wszystko z planu Compliance. Jeśli potrzebujesz przede wszystkim nagrań, transkrypcji, karty klienta i synchronizacji z CRM, wystarczy plan Zapis za 99 zł z przechowywaniem do 2 lat. Porównanie w cenniku.
Pytania i odpowiedzi
Czy mogę nagrywać rozmowy handlowe bez zgody klienta?
Nagrywanie rozmów handlowych może opierać się na innej podstawie niż zgoda, na przykład na prawnie uzasadnionym interesie firmy, ale rozmówca zawsze musi zostać poinformowany o nagrywaniu na początku rozmowy. Zapisuj odtwarza taki komunikat automatycznie.
Czy Zapisuj nagrywa spotkania w Teams, Meet i Zoom?
Tak. Spotkania w Microsoft Teams, Google Meet i Zoom trafiają do archiwum z transkrypcją, podsumowaniem i przypisaniem do klienta, tak samo jak rozmowy telefoniczne.
Z jakimi systemami CRM się łączycie?
Z Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho i Livespace. Do klienta w CRM trafia podsumowanie rozmowy i link do nagrania.
Czy transkrypcja działa na rozmowach po polsku?
Tak. Transkrypcja jest po polsku, z podziałem na mówców i znacznikami czasu. Jakość sprawdzisz na własnym nagraniu w demo.
Zachowaj każde ustalenie z klientem
Podłącz telefony i kalendarze zespołu, połącz CRM i sprawdź, jak wygląda archiwum rozmów handlowych po pierwszym tygodniu. Transkrypcję własnego nagrania zobaczysz w demo, a opis spotkań online na stronie notatki ze spotkań AI.