Polityki przechowywania per kanał i zespół
Ustalasz, że rozmowy zespołu sprzedaży przechowujesz 5 lat, a spotkania 3 lata. Po terminie nagranie jest usuwane, a usunięcie zapisane w dzienniku.
System nagrywania rozmów telefonicznych dla branż regulowanych
Compliance Recording to system nagrywania rozmów telefonicznych i ewidencji całej komunikacji z klientami dla firm, które muszą wykazać, co powiedziały klientowi. Zapisuje rozmowy, spotkania, SMS, WhatsApp Business, czat Teams i e-mail w jednej osi czasu klienta, trzyma je według polityki przechowywania, blokuje usuwanie i zapisuje każdy dostęp w dzienniku zdarzeń.
Polityka przechowywania dla zespołu sprzedaży polis
| Kanał | Przechowywanie | Blokada usuwania | Dziennik |
|---|---|---|---|
| Rozmowy telefoniczne | 5 lat | tak | tak |
| Spotkania online | 3 lata | tak | tak |
| SMS i WhatsApp Business | 5 lat | tak | tak |
| E-mail z klientem | 5 lat | tak | tak |
Ewidencja komunikacji z klientami dla branż regulowanych
Compliance Recording jest dla firm, w których rozmowa z klientem może stać się dowodem przed regulatorem, sądem albo rzecznikiem klienta:
- banki i firmy inwestycyjne, które nagrywają rozmowy dotyczące zleceń,
- ubezpieczyciele i agenci, którzy sprzedają polisy przez telefon i obsługują szkody,
- pośrednicy kredytowi i finansowi, którzy muszą wykazać przekazanie informacji o kosztach i prawie odstąpienia,
- firmy windykacyjne, w których liczy się przebieg każdej rozmowy z dłużnikiem,
- call center i duże działy sprzedaży, które obsługują klientów w imieniu innych firm.
Co zawiera system nagrywania rozmów w planie Compliance
Blokada usuwania
Użytkownik nie usunie nagrania. Usuwa je wyłącznie polityka po terminie albo administrator, który musi podać uzasadnienie.
Dziennik zdarzeń (audit log)
Każde odsłuchanie, pobranie, udostępnienie i zmiana polityki ma autora, datę i godzinę. Dziennik pokazuje, kto miał dostęp do rozmowy z klientem.
Wszystkie kanały w jednej osi czasu klienta
Rozmowy telefoniczne, spotkania Teams, Google Meet i Zoom, SMS, WhatsApp Business, czat Teams i e-mail z klientem są ułożone chronologicznie na jego karcie.
Zapytania compliance
Zadajesz pytania do archiwum: „znajdź rozmowy, w których nie padła wymagana informacja”, „wszystkie rozmowy o reklamacjach”, „pełna historia komunikacji z klientem X”.
Listy kontrolne wymaganych zwrotów
Dla każdego typu rozmowy definiujesz zwroty, które muszą paść: informacja o nagrywaniu, prawo odstąpienia, koszt całkowity. Każda rozmowa dostaje wynik: padło albo nie padło, z cytatem i czasem.
Blokada prawna (legal hold)
Na klienta albo sprawę zakładasz blokadę, która wstrzymuje usuwanie po terminie, dopóki spór albo postępowanie trwa.
Paczka eksportowa z sumą kontrolną
Dla audytora, sądu albo organu nadzoru eksportujesz komplet komunikacji z klientem wraz z dziennikiem zdarzeń i sumą kontrolną potwierdzającą, że pliki nie zostały zmienione.
Zapisuj wszystko, co firma mówi klientom. Nic ważnego nie ginie.
System nagrywania rozmów ma sens tylko wtedy, gdy nagranie da się znaleźć, gdy nikt nie mógł go po cichu usunąć i gdy wiesz, kto miał do niego dostęp. Plan Compliance łączy te trzy rzeczy w jednym archiwum, w tym samym produkcie i cenniku co nagrywanie i transkrypcja.
Narzędzia do zgodności, a nie obietnica zgodności z automatu
Obowiązki dotyczące nagrywania i przechowywania rozmów wynikają z przepisów branżowych i z RODO, a ich zakres zależy od działalności firmy. Zapisuj nie zastępuje prawnika ani inspektora ochrony danych. Dajemy narzędzia, którymi firma realizuje swoje obowiązki: retencję, blokadę usuwania, dziennik zdarzeń, listy kontrolne i eksport. O przepisach piszemy na stronie nagrywanie rozmów a RODO i na stronie przechowywanie nagrań rozmów telefonicznych. O zabezpieczeniach na stronie bezpieczeństwo nagrań rozmów.
Cena Compliance Recording
Plan Compliance kosztuje 179 zł netto za użytkownika miesięcznie + 23% VAT albo 89 zł miesięcznie przy płatności rocznej (1 068 zł za użytkownika rocznie). W planie jest 3 000 minut nagrań i 60 GB archiwum na użytkownika oraz przechowywanie do 10 lat. Call center i instytucje finansowe z własnymi wymaganiami wybierają plan Enterprise: dedykowane przechowywanie w wybranym regionie UE, klucze szyfrowania klienta, SSO i integrację z dialerem. Porównanie planów w cenniku.
System nagrywania rozmów telefonicznych, najczęstsze pytania
Czy administrator może usunąć nagranie objęte polityką?
Tak, ale tylko z podanym uzasadnieniem, a usunięcie jest zapisane w dzienniku zdarzeń z autorem i datą. Nagrania objętego blokadą prawną nie usuwa nikt, dopóki blokada trwa.
Czy SMS i WhatsApp Business są archiwizowane automatycznie?
Tak, dla numerów i kont firmowych podłączonych do Zapisuj. Wiadomości trafiają na oś czasu klienta obok rozmów i spotkań. Jak podłączyć firmowy numer, opisujemy na stronie archiwizacja WhatsApp w firmie.
Czy Compliance Recording spełnia wymogi MiFID II?
Plan daje narzędzia potrzebne do nagrywania i przechowywania rozmów dotyczących zleceń: automatyczne nagrywanie, przechowywanie przez ustalony okres, blokadę usuwania, dziennik zdarzeń i eksport dla organu nadzoru. Zakres obowiązków ustala firma inwestycyjna. Więcej na stronie nagrywanie rozmów MiFID.
Ewidencja komunikacji z klientami w jednym archiwum
Załóż konto z planem Compliance albo porozmawiaj z nami o wdrożeniu Enterprise.