zapisuj
Zapisuj

Jak nagrywać rozmowy w firmie z Zapisuj krok po kroku

Żeby nagrywać rozmowy w firmie, podłączasz centralę albo telefony służbowe i kalendarze spotkań, ustawiasz komunikat o nagrywaniu i politykę przechowywania, a potem Zapisuj działa sam: nagrywa, przepisuje po polsku, przypisuje do klienta i archiwizuje. Poniżej opisujemy każdy krok, od założenia konta do pierwszego wyszukania rozmowy.

Przepisz rozmowę w demo

  1. 1. Załóż konto i zaproś zespół

    Zakładasz konto na firmowy adres e-mail i potwierdzasz go kodem z maila. Potem zapraszasz użytkowników i nadajesz im role: administrator zarządza ustawieniami i archiwum, kierownik widzi rozmowy swojego zespołu, pracownik widzi swoje rozmowy. W planie Enterprise użytkownicy logują się przez SSO (Microsoft Entra ID, Google Workspace, SAML).

  2. 2. Podłącz telefon i kalendarz

    • Centrala VoIP: łączysz ją z Zapisuj i wskazujesz linie oraz zespoły do nagrywania.
    • Komórki służbowe: rozmowy przez centralę w chmurze albo aplikację firmową połączoną z numerem służbowym.
    • Spotkania: łączysz kalendarze Microsoft 365 albo Google Workspace, a Zapisuj nagrywa spotkania Teams, Google Meet i Zoom z klientami.
    • CRM: łączysz Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho albo Livespace, żeby notatki z rozmów trafiały na karty klientów.

    Listę integracji znajdziesz na stronie integracje.

  3. 3. Ustaw komunikat o nagrywaniu

    Wybierasz gotowy wzór komunikatu albo wgrywasz własne nagranie, na przykład: „Rozmowa jest nagrywana w celu obsługi zgłoszenia i dokumentowania ustaleń. Szczegóły na naszej stronie w zakładce Prywatność.” Komunikat odtwarza się na początku każdej nagrywanej rozmowy, a przy nagraniu zostaje zapis, że padł. Gotowe teksty dla infolinii, handlowców i spotkań opisujemy we wpisie informacja o nagrywaniu rozmowy.

  4. 4. Ustal reguły nagrywania

    Decydujesz, które rozmowy są nagrywane: wszystkie połączenia na infolinii, rozmowy handlowców przychodzące i wychodzące, spotkania z uczestnikami spoza firmy. Spotkania wewnętrzne możesz pomijać. Reguły ustawiasz per zespół, linię i kalendarz.

  5. 5. Ustaw politykę przechowywania

    W planie Compliance ustalasz, jak długo trzymasz rozmowy z każdego kanału i zespołu, na przykład rozmowy 5 lat, spotkania 3 lata, i włączasz blokadę usuwania nagrań przez użytkowników. Po terminie nagranie jest usuwane z wpisem w dzienniku zdarzeń. W planie Zapis archiwum przechowuje rozmowy do 2 lat. Więcej na stronie archiwizacja rozmów.

  6. 6. Rozmawiaj jak zwykle

    Od tej chwili zespół pracuje tak jak dotąd. Po każdej rozmowie w archiwum pojawia się nagranie, transkrypcja po polsku z mówcami i znacznikami czasu, podsumowanie i przypisanie do klienta. Handlowiec nie pisze notatek, bo podsumowanie jest już w CRM.

  7. 7. Szukaj, sprawdzaj, eksportuj

    • Szukasz po treści: nazwa klienta i „rabat” pokazuje fragmenty rozmów z czasem w nagraniu. Zobacz wyszukiwanie w nagraniach rozmów.
    • Sprawdzasz listę kontrolną: czy w rozmowie padła informacja o nagrywaniu albo prawie odstąpienia (plan Compliance).
    • Pytasz archiwum w zwykłym języku: „Co ustaliliśmy z ABC w maju?” (plan Analiza).
    • Eksportujesz pełną historię komunikacji z klientem dla audytora, z dziennikiem zdarzeń i sumą kontrolną.

Co firma powinna przygotować po swojej stronie

  • Podstawę prawną nagrywania dla każdego typu rozmów i zapis w rejestrze czynności przetwarzania.
  • Klauzulę informacyjną dla rozmówców na stronie i w dokumentach.
  • Informację dla pracowników o nagrywaniu rozmów służbowych.
  • Umowę powierzenia przetwarzania danych z Zapisuj, którą podpisujesz w panelu.

Szczegóły na stronie nagrywanie rozmów a RODO.

Jak nagrywać rozmowy w firmie, najczęstsze pytania

Ile trwa uruchomienie nagrywania?

Podłączenie centrali w chmurze i kalendarzy to konfiguracja w panelu, bez instalowania sprzętu. W planie Enterprise wdrożenie prowadzi opiekun, łącznie z integracją dialera i SSO.

Czy pracownicy muszą instalować aplikację?

Przy centrali VoIP i spotkaniach online nie. Aplikacja firmowa jest potrzebna tylko dla komórek służbowych, które nie łączą się przez centralę w chmurze.

Czy mogę zacząć od jednego zespołu?

Tak. Reguły nagrywania i plany ustawiasz per zespół, więc możesz zacząć od działu sprzedaży i dołączać kolejne zespoły.

Zacznij nagrywać rozmowy w swojej firmie

Załóż konto, podłącz telefon i kalendarz, ustaw komunikat. Resztę robi Zapisuj. Sprawdź cennik.

Zobacz cennik