Bezpieczeństwo nagrań rozmów w Zapisuj
Bezpieczeństwo nagrań rozmów w Zapisuj opiera się na czterech rzeczach: dane są przechowywane w Unii Europejskiej, szyfrowane w transmisji i w spoczynku, dostęp zależy od roli i jest zapisywany w dzienniku zdarzeń, a nagrania nie mogą zniknąć po cichu. Z każdą firmą podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych.
Dziennik zdarzeń
| Kiedy | Kto | Zdarzenie |
|---|---|---|
| 09:14 | Kierownik sprzedaży | odsłuchał rozmowę z klientem ABC |
| 09:20 | Kierownik sprzedaży | udostępnił fragment działowi prawnemu |
| 11:02 | Administrator | zmienił politykę spotkań z 2 na 3 lata |
Przechowywanie nagrań w Unii Europejskiej
Nagrania, transkrypcje i archiwizowana komunikacja są przechowywane w centrach danych na terenie Unii Europejskiej. W planie Enterprise firma może wybrać region UE i dostać wydzielone przechowywanie albo dedykowaną instancję.
Szyfrowanie nagrań w transmisji i w spoczynku
- Połączenia z Zapisuj i przesyłanie nagrań są szyfrowane protokołem TLS.
- Nagrania, transkrypcje i kopie zapasowe są szyfrowane w spoczynku.
- W planie Enterprise firma może używać własnych kluczy szyfrowania.
Kto ma dostęp do nagrań rozmów
- Role: pracownik widzi swoje rozmowy, kierownik rozmowy swojego zespołu, administrator całe archiwum.
- Każde udostępnienie fragmentu rozmowy jest zapisane w dzienniku zdarzeń w planie Compliance.
- W planie Enterprise logowanie przez SSO (SAML, Microsoft Entra ID, Google Workspace), zarządzanie kontami przez SCIM i role niestandardowe.
- Nasz zespół nie odsłuchuje nagrań klientów. Dostęp techniczny do danych jest możliwy tylko na zlecenie klienta, na przykład przy zgłoszeniu problemu.
Nagrania, które nie znikają po cichu
W planie Compliance użytkownik nie może usunąć nagrania. Usuwa je polityka przechowywania po terminie albo administrator z podanym uzasadnieniem, a każde usunięcie jest zapisane w dzienniku zdarzeń. Blokada prawna wstrzymuje usuwanie na czas sporu. Paczka eksportowa dla audytora albo sądu ma sumę kontrolną, która pozwala sprawdzić, że pliki nie zostały zmienione. Więcej na stronie archiwizacja rozmów i Compliance Recording.
Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)
Twoja firma jest administratorem danych w nagraniach, a Zapisuj podmiotem przetwarzającym. Umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO administrator firmy akceptuje w panelu po założeniu konta (Ustawienia, Umowa powierzenia). Opisuje zakres i cel przetwarzania, środki bezpieczeństwa, dalsze podmioty przetwarzające i zasady usunięcia danych po zakończeniu współpracy. W planie Enterprise umowę negocjujemy. O prawnej stronie nagrywania piszemy na stronie nagrywanie rozmów a RODO.
Rzetelnie o certyfikatach
Nie deklarujemy certyfikatów, których nie mamy. Jeśli Twój dział bezpieczeństwa przygotowuje ocenę dostawcy, napisz na [email protected], a odpowiemy na kwestionariusz bezpieczeństwa i opiszemy stosowane środki techniczne i organizacyjne.
Bezpieczeństwo archiwum rozmów a ryzyko firmy
Archiwum rozmów to dowody w sporach i kontrolach, ale też dane osobowe klientów. Dlatego kontrola dostępu, dziennik zdarzeń i polityka przechowywania są częścią produktu, a nie dodatkiem. Więcej o tym, jak ocenić nagrywanie rozmów z perspektywy zarządu, na stronie nagrywanie rozmów w firmie. Ceny planów z blokadą usuwania i dziennikiem znajdziesz w cenniku.
Bezpieczeństwo nagrań rozmów, najczęstsze pytania
Czy pracownicy Zapisuj słuchają nagrań?
Nie. Dostęp techniczny do danych klienta jest możliwy tylko na jego zlecenie, na przykład przy zgłoszeniu problemu, i jest ograniczony do niezbędnego zakresu.
Co dzieje się z nagraniami po zakończeniu umowy?
Przez 30 dni możesz pobrać nagrania i transkrypcje. Potem dane są usuwane, chyba że firma ustanowiła blokadę prawną albo uzgodniła inny tryb w umowie.
Czy mogę wyłączyć pobieranie nagrań dla pracowników?
Tak. Uprawnienia do odsłuchu, pobierania i udostępniania ustawiasz dla ról, a każde pobranie jest zapisane w dzienniku zdarzeń w planie Compliance.
Archiwum rozmów, któremu można powierzyć dowody
Załóż konto albo porozmawiaj z nami o wymaganiach Twojego działu bezpieczeństwa.