Nagrywanie rozmów MiFID w bankach i firmach inwestycyjnych
Nagrywanie rozmów MiFID dotyczy rozmów telefonicznych i komunikacji elektronicznej związanych ze zleceniami klientów i transakcjami. Zapisuj nagrywa te rozmowy z centrali i spotkań online, archiwizuje SMS, czat i e-mail, przechowuje zapis przez ustalony okres z blokadą usuwania i dziennikiem zdarzeń, a na żądanie przygotowuje paczkę eksportową z sumą kontrolną.
Polityka przechowywania w domu maklerskim
- Kanał i zespół
- Termin
- Rozmowy o zleceniach, dział maklerski
- 5 lat
- Na żądanie organu nadzoru
- do 7 lat
- Czat Teams z klientem
- 5 lat
- E-mail ze zleceniami
- 5 lat
- Usunięcie przez pracownika
- zablokowane
Co mówią przepisy MiFID II o nagrywaniu rozmów
Art. 16 ust. 7 dyrektywy MiFID II wymaga, żeby firma inwestycyjna rejestrowała rozmowy telefoniczne i komunikację elektroniczną dotyczące transakcji zawieranych na własny rachunek oraz usług związanych z przyjmowaniem, przekazywaniem i wykonywaniem zleceń klientów, także wtedy, gdy rozmowa nie zakończyła się transakcją. Klient ma zostać uprzedzony, że rozmowy są nagrywane. Zapisy przechowuje się co najmniej 5 lat, a na żądanie właściwego organu do 7 lat. Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2017/565 w art. 76 doprecyzowuje, że firma ma mieć spisaną politykę rejestrowania, nadzorować jej przestrzeganie i przechowywać zapisy na trwałym nośniku, w sposób pozwalający je odtworzyć i skopiować, bez możliwości zmiany albo usunięcia. W Polsce przepisy te wdraża ustawa o obrocie instrumentami finansowymi, a nadzór sprawuje KNF.
- Rejestrowanie rozmów i komunikacji elektronicznej dotyczącej zleceń.
- Uprzedzenie klienta o nagrywaniu.
- Przechowywanie co najmniej 5 lat, do 7 na żądanie organu.
- Zapis odtwarzalny, możliwy do skopiowania i chroniony przed zmianą.
Nagrywanie rozmów MiFID w telefonie, spotkaniach i komunikatorach
Zapisuj nagrywa rozmowy z centrali VoIP i telefonów służbowych oraz spotkania w Microsoft Teams, Google Meet i Zoom. Na początku rozmowy odtwarza komunikat o nagrywaniu z gotowego wzoru albo z Twojego nagrania. Na planie Compliance w jednej osi czasu klienta archiwizujemy też SMS, WhatsApp Business, czat Teams i e-mail, czyli kanały, którymi klienci coraz częściej przekazują dyspozycje. Każdy zapis dostaje transkrypcję po polsku z podziałem na mówców i znacznikami czasu, a wyszukiwarka filtruje po kliencie, pracowniku, dacie, kanale i treści.
- Rozmowy telefoniczne i spotkania online z komunikatem na starcie.
- SMS, WhatsApp Business, czat Teams i e-mail w osi czasu klienta.
- Przypisanie do klienta po numerze, adresie e-mail albo domenie.
- Eksport do MP3, DOCX, PDF i TXT oraz paczka z sumą kontrolną.
Retencja, blokada usuwania i dziennik zdarzeń
Na planie Compliance polityki przechowywania ustawiasz per kanał i zespół: dla działu maklerskiego 5 lat, dla obsługi ogólnej inny termin. Pracownik nie może usunąć nagrania. Usuwa je wyłącznie polityka po terminie albo administrator z uzasadnieniem, a każde usunięcie trafia do dziennika. Dziennik zdarzeń zapisuje, kto odsłuchał, pobrał, udostępnił nagranie i kto zmienił politykę, co ułatwia funkcji compliance nadzór nad dostępem. Blokada prawna wstrzymuje usuwanie zapisów objętych postępowaniem albo żądaniem organu. Zapytania compliance, na przykład „pełna historia komunikacji z klientem X” albo „rozmowy, w których nie padła informacja o nagrywaniu”, zwracają wynik w kilka sekund. Mechanikę opisujemy na stronie nagrywanie rozmów dla compliance.
Narzędzie, nie gotowa zgodność
Zapisuj nie czyni firmy zgodnej z MiFID II samym faktem wdrożenia. Politykę rejestrowania, zakres rozmów objętych nagrywaniem, terminy przechowywania i sposób nadzoru ustala Twoja firma i to ona odpowiada za ich zgodność z przepisami. My dajemy narzędzia, które tę politykę egzekwują i dokumentują: retencję, blokadę usuwania, dziennik, blokadę prawną i eksport z sumą kontrolną. Dane przechowujemy w UE, szyfrujemy w transmisji i w spoczynku, a z każdym klientem podpisujemy umowę powierzenia. Nie posiadamy certyfikatów ISO ani SOC 2; szczegóły zabezpieczeń opisujemy na stronie bezpieczeństwo.
Scenariusze w banku i domu maklerskim
Klient kwestionuje zlecenie sprzedaży złożone przez telefon. Pracownik compliance otwiera kartę klienta, filtruje rozmowy po dacie i odsłuchuje fragment ze znacznikiem czasu, w którym klient podał instrumenty i liczbę. Drugi scenariusz: organ nadzoru prosi o komunikację z klientem z określonego okresu. Administrator nakłada blokadę prawną, przygotowuje paczkę eksportową z rozmowami, czatem i e-mailami oraz sumą kontrolną i przekazuje ją dalej. Trzeci: audyt wewnętrzny sprawdza, kto miał dostęp do nagrań konkretnego klienta. Dziennik zdarzeń pokazuje każde odsłuchanie i pobranie.
Polecany plan to Compliance od 179 zł albo Enterprise
Plan Compliance kosztuje 179 zł netto za użytkownika miesięcznie + 23% VAT albo 89 zł przy płatności rocznej i obejmuje przechowywanie do 10 lat, 3 000 minut na użytkownika i 60 GB archiwum. Banki i większe firmy inwestycyjne wybierają zwykle Enterprise: SSO przez SAML, Microsoft Entra ID albo Google Workspace, SCIM, role niestandardowe, dedykowaną instancję albo wydzielone przechowywanie w wybranym regionie UE, klucze szyfrowania klienta, integrację z centralą, API, SLA i fakturę z terminem płatności. Plany porównasz w cenniku, a zarząd znajdzie skrót na stronie dla zarządu.
Pytania i odpowiedzi
Jak długo trzeba przechowywać nagrania według MiFID II?
Co najmniej 5 lat, a jeśli zażąda tego właściwy organ, do 7 lat. W Zapisuj ustawiasz ten termin w polityce przechowywania dla wybranych kanałów i zespołów.
Czy MiFID II obejmuje także komunikację elektroniczną?
Tak. Obowiązek dotyczy rozmów telefonicznych i komunikacji elektronicznej związanej ze zleceniami. Na planie Compliance archiwizujemy SMS, WhatsApp Business, czat Teams i e-mail w jednej osi czasu klienta.
Czy pracownik może zmienić albo usunąć nagranie?
Nie. Na planie Compliance usunięcie jest możliwe tylko przez politykę po terminie albo administratora z uzasadnieniem, a każde zdarzenie trafia do dziennika. Paczka eksportowa ma sumę kontrolną.
Czy wdrożenie Zapisuj oznacza zgodność z MiFID II?
Nie samo w sobie. Zgodność zależy od polityki i nadzoru po stronie firmy. Zapisuj daje narzędzia do rejestrowania, przechowywania, kontroli dostępu i eksportu, które tę politykę wspierają.
Uporządkuj rejestrowanie rozmów i komunikacji z klientami
Porozmawiajmy o zakresie nagrywania, kanałach i terminach przechowywania w Twojej firmie. Jakość transkrypcji sprawdzisz na własnym nagraniu w demo.