Archiwizacja rozmów telefonicznych i przechowywanie nagrań rozmów z klientami

Art. 16 ust. 7 dyrektywy MiFID II każe firmom inwestycyjnym rejestrować rozmowy telefoniczne i komunikację elektroniczną dotyczącą zleceń klientów i transakcji na własny rachunek. Nagrania przechowuje się co najmniej 5 lat, a jeśli zażąda tego właściwy organ, do 7 lat. Art. 76 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2017/565 dodaje wymogi: spisana polityka rejestrowania, uprzedzanie klientów, rejestracja także rozmów bez transakcji i zapis, którego nie da się zmienić ani usunąć bez śladu. Obowiązki banków i domów maklerskich opisujemy w dziale banki i inwestycje.

Poza sektorem inwestycyjnym żaden przepis nie podaje jednej liczby lat. Art. 5 ust. 1 lit. e RODO wymaga, żeby nagrania były przechowywane nie dłużej, niż to niezbędne do celu. Nagranie do kontroli jakości trudno trzymać dłużej niż kilka miesięcy, a nagranie zawarcia umowy może zostać na czas umowy i możliwych roszczeń. Więcej o podstawie prawnej na stronie nagrywanie rozmów a RODO.

Ogólny termin przedawnienia w polskim prawie cywilnym wynosi sześć lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą trzy lata, przy czym wiele umów ma terminy szczególne. To argument za dłuższym przechowywaniem rozmów, w których zapadają ustalenia, ale nie za trzymaniem wszystkiego sześć lat. Terminy dla własnej firmy warto ustalić z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych, a w Zapisuj wpisujesz je raz i archiwum pilnuje ich samo.