Nagrywanie rozmów pośrednik kredytowy, pełne archiwum ustaleń

Nagrywanie rozmów przez pośrednika kredytowego w Zapisuj oznacza, że każda rozmowa telefoniczna i spotkanie online z klientem ma komunikat o nagrywaniu, transkrypcję po polsku, podsumowanie i miejsce w karcie klienta. Doradca wie, co ustalił z klientem, kierownik oddziału widzi historię sprawy, a firma ma dowód przekazanych informacji, gdy klient albo bank zapyta o nie po miesiącach.

Przepisz rozmowę w demo

Polityka przechowywania w biurze pośrednictwa

Rodzaj nagrania: Termin
Rozmowy o kredycie hipotecznym: 6 lat
Rozmowy o kredycie gotówkowym: 3 lata
Spotkania online z klientem: 6 lat
Wiadomości WhatsApp Business: 3 lata
Rozmowy rekrutacyjne doradców: 6 miesięcy

Nagrywanie rozmów u pośrednika kredytowego a spory z klientem

Pośrednik kredytowy prowadzi klienta przez wiele rozmów: pierwszy kontakt, zbieranie dokumentów, porównanie ofert, omówienie decyzji banku, podpisanie umowy. Większość z nich odbywa się przez telefon, WhatsApp albo wideorozmowę, często z prywatnego numeru doradcy. Gdy klient po roku zarzuca, że nie został poinformowany o zmiennym oprocentowaniu, prowizji albo kosztach dodatkowych, firma nie ma czym odpowiedzieć, bo notatka w CRM mówi tylko „omówiono ofertę”. Przepisy o kredycie konsumenckim i o kredycie hipotecznym nakładają na pośredników obowiązki informacyjne wobec klienta, a nagranie z transkrypcją to najprostszy sposób, żeby wykazać, co faktycznie zostało powiedziane.

Rozmowy rozproszone po prywatnych telefonach i komunikatorach doradców.
Brak dowodu przekazanych informacji o kosztach i ryzyku.
Odejście doradcy oznacza utratę historii klienta.
Różne terminy przechowywania dla różnych produktów.

Nagrywanie rozmów doradców, spotkań i wiadomości w jednej karcie klienta

Zapisuj nagrywa rozmowy z telefonów służbowych i centrali VoIP oraz spotkania w Microsoft Teams, Google Meet i Zoom. Na początku rozmowy odtwarza komunikat o nagrywaniu: wybierasz gotowy wzór albo nagrywasz własny. Każde nagranie dostaje transkrypcję z podziałem na doradcę i klienta oraz podsumowanie, a następnie trafia do karty klienta po numerze telefonu albo adresie e-mail. Na planie Compliance w tej samej osi czasu pojawiają się SMS, WhatsApp Business i e-mail. Rozmowy synchronizują się z CRM, czyli z Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho albo Livespace, więc notatka w lejku ma link do nagrania.

Komunikat o nagrywaniu na początku każdej rozmowy.
Transkrypcja rozmów po polsku ze znacznikami czasu.
Karta klienta z historią rozmów, spotkań i wiadomości.
Wyszukiwanie po treści: „prowizja”, „oprocentowanie zmienne”, „ubezpieczenie pomostowe”.

Co musi paść w rozmowie o kredycie

Na planie Compliance tworzysz listy kontrolne wymaganych zwrotów dla każdego typu rozmowy. Dla rozmowy o kredycie hipotecznym może to być informacja o nagrywaniu, o statusie pośrednika i bankach, z którymi współpracuje, o wynagrodzeniu pośrednika, o ryzyku zmiennej stopy procentowej i o całkowitym koszcie kredytu. Każda rozmowa jest sprawdzana według listy, a zapytanie „rozmowy, w których nie padła informacja o koszcie całkowitym” zwraca wynik do przejrzenia przez kierownika. Treść list ustala Twoja firma, najlepiej razem z prawnikiem; Zapisuj pilnuje, żeby każda rozmowa była według nich sprawdzona. Szczegóły na stronie nagrywanie rozmów dla compliance.

Scenariusze u pośrednika kredytowego

Klient składa skargę, że doradca nie wspomniał o prowizji od kredytu. Kierownik oddziału wpisuje numer klienta i słowo „prowizja”, otwiera właściwą rozmowę i po znaczniku czasu odsłuchuje fragment, w którym doradca omawiał koszty. Drugi scenariusz: doradca odchodzi z firmy, a jego klienci są w trakcie procesu. Nowy doradca otwiera kartę klienta i czyta podsumowania wszystkich rozmów, zamiast zaczynać od nowa. Trzeci: bank prosi o potwierdzenie, że klient został poinformowany o warunkach oferty. Administrator eksportuje nagranie do MP3, a transkrypcję do PDF, i przekazuje je w jednej paczce.

Retencja nagrań i blokada usuwania

Terminy przechowywania ustawiasz per kanał i zespół. Po terminie nagranie jest usuwane, a usunięcie zostaje zapisane w dzienniku. Doradca nie może skasować nagrania sam, nawet swojego: usuwa je polityka albo administrator z uzasadnieniem. Dziennik zdarzeń pokazuje, kto odsłuchał, pobrał albo udostępnił nagranie. Gdy klient zapowiada spór, blokada prawna wstrzymuje usuwanie jego nagrań do odwołania. Dane trzymamy w UE, szyfrujemy w transmisji i w spoczynku, a z każdym klientem podpisujemy umowę powierzenia. Za dobór terminów i podstaw prawnych odpowiada Twoja firma, a my dajemy narzędzia do ich egzekwowania. Więcej o podstawach na stronie nagrywanie rozmów zgodne z RODO.

Polecany plan dla pośredników to Compliance, 179 zł miesięcznie za doradcę

Dla biur pośrednictwa kredytowego i sieci doradców polecamy plan Compliance: 179 zł netto za użytkownika miesięcznie + 23% VAT albo 89 zł przy płatności rocznej. Obejmuje 3 000 minut na użytkownika, 60 GB archiwum, przechowywanie do 10 lat, archiwizację SMS, WhatsApp Business i e-maila, listy kontrolne, blokadę usuwania, dziennik zdarzeń i blokadę prawną. Mniejsze zespoły, którym wystarczy nagrywanie i transkrypcja z przechowywaniem do 2 lat, mogą zacząć od planu Zapis za 99 zł. Wszystkie plany w cenniku.

Wybierz plan Compliance Zobacz cennik

Pytania i odpowiedzi

Czy pośrednik kredytowy musi nagrywać rozmowy z klientami?

Przepisy nie zawsze nakładają na pośrednika kredytowego wprost obowiązek nagrywania, ale nakładają obowiązki informacyjne, które trzeba umieć wykazać. Nagranie z transkrypcją jest najpełniejszym dowodem. O obowiązkach w konkretnym modelu działalności warto porozmawiać z prawnikiem.

Czy mogę nagrywać rozmowy z telefonu komórkowego doradcy?

Zapisuj nagrywa rozmowy z telefonów służbowych i central VoIP. Najprościej przypisać doradcom numery służbowe w centrali, wtedy każda rozmowa trafia do archiwum z komunikatem o nagrywaniu.

Co się dzieje z nagraniami, gdy doradca odchodzi z firmy?

Nagrania należą do firmy i zostają w archiwum przypisane do klientów. Administrator wyłącza konto doradcy, a jego rozmowy są dostępne dla następcy zgodnie z uprawnieniami roli.

Czy nagrania trafią do naszego CRM?

Tak. Zapisuj synchronizuje rozmowy z Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho i Livespace, dodając do klienta podsumowanie i link do nagrania.

Zachowaj każde ustalenie z klientem kredytowym

Podłącz numery doradców, ustaw komunikat i terminy przechowywania, a każda rozmowa trafi do karty klienta z transkrypcją i podsumowaniem. Sprawdź, jak wygląda transkrypcja Twojej rozmowy w demo, albo zobacz, jak nagrywają ubezpieczenia, banki i firmy inwestycyjne oraz firmy windykacyjne.

Zobacz cennik